Slim en vooral correct e-mailadressen verzamelen

U wilt graag met uw gasten een relatie onderhouden en hen van tijd tot tijd leuke tips, recepten en aanbiedingen sturen. Dan moet u natuurlijk wel hun e-mailadressen hebben. Hoe verzamelt u die slim en vooral juridisch correct?


Waarom geven gasten hun e-mailadres? Er zijn maar weinig gasten die hun e-mailadres prijsgeven omdat u het vraagt. Gasten geven hun e-mailadres omdat ze er iets voor terugverwachten. Tip. Als u om een e-mailadres vraagt, moet u iets in het vooruitzicht stellen. Denk aan korting, receptenservice, gratis amuse, aperitief of consumptie. “Schrijf u nu in voor onze nieuwsbrief en ontvang bij uw volgend bezoek een gratis amuse.”

Wanneer vraagt u ernaar?

Voordat men uw zaak bezoekt. Voordat men uw zaak bezoekt, heeft men vaak al uw website bezocht. Bied daar op de belangrijkste pagina’s (homepage, reserveringspagina, contactpagina, enz.) uw nieuwsbrief of -bericht aan. Tip. Overweeg een knop zoals “Klik hier voor een gratis amuse.” Die knop linkt dan door naar een inschrijfpagina waar u naar het e-mailadres vraagt.

Als men reserveert. Wordt u gebeld om te reserveren? Vraag dan meteen naar het e-mailadres. “Mag ik uw e-mailadres? Dan kunnen we u een e-mail versturen als er iets tussenkomt en kunnen we u inschrijven voor onze nieuwsbrief.”Tip. Maakt u gebruik van online reserveringssites? Dan kunt u boekingen, incl. e-mailadressen, waarschijnlijk downloaden en overzetten naar uw database.

Tijdens het bezoek. U kunt uw gasten natuurlijk gewoon vragen of ze uw nieuwsbrief of acties willen ontvangen. Willen ze dat, dan laat u hen een eenvoudig formuliertje invullen. Het beste tijdstip om dit te vragen is als u de rekening brengt. U kunt zo’n formuliertje als volgt aanbieden:

  • op een bedrukt servet, placemat of prijslijst;
  • op bedrukte viltjes (met uw drankleverancier);
  • met een paar bedrukte formuliertjes in de tafelstandaard of in de menukaart.

Als men uw zaak bezocht heeft. Vermeld op de kassabon bijv.: “Een gratis aperitief bij uw volgend bezoek? Kijk op www.onzezaak.nl.” Wat u sowieso kunt doen (als u daar tijd voor heeft), is uw acties (gratis amuse, aperitief, e.d.) en nieuwsbrieven delen via sociale media (bijv. Facebook of Twitter).

Waar vraagt u allemaal naar?

Hoe meer gegevens u vraagt, hoe minder mensen bereid zijn om u die gegevens te verstrekken. Vraag dus zo min mogelijk, maar vraag minimaal de voornaam, achternaam en uiteraard het e-mailadres. Maar hoe zit het dan met de Wet bescherming persoonsgegevens?

  • Opt-in. Vermeld op het gedrukte formuliertje of op de website dat men ook reclame kan gaan ontvangen. Laat aanvinken of dit akkoord is. “ Ja, ik wil graag de nieuwsbrief ontvangen met tips, recepten, nieuwtjes, aanbiedingen, enz.”.
  • Dubbele opt-in. Overweeg om de inschrijver eerst een e-mail te sturen met een link, waarmee hij de inschrijving kan bevestigen.
  • Opt-out. Vermeld een link in de nieuwsbrief waarmee men zich weer kan uitschrijven.
  • Administratie. Bewaar alle (digitale) inschrijvingen om eventueel te kunnen aantonen hoe u aan de e-mailadressen bent gekomen. Tip. Meer info vindt u op http://wetten.overheid.nl/telecommunicatiewet/ en https://ddma.nl/juridisch/e-mail/