Etentjes met relaties aftrekbaar?

Onlangs moest de rechter oordelen over de vraag of de kosten van etentjes van een adviseur bij zijn cliënten aftrekbaar waren. Wat kunt u daarvan leren?

Zakelijk of privé? Het ging in deze zaak voor het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch, 16.03.2017 (GHSHE:2017:79) , om een adviseur die regelmatig bij cliënten met een horecabedrijf ging eten. Hij bracht de kosten daarvan in aftrek als verkoopkosten. De inspecteur was het daar niet mee eens en wilde maar een beperkt deel van de kosten (25%) accepteren. Als reden daarvan voerde de inspecteur aan dat de adviseur veelvuldig uit ging eten en dat - gelet op de omvang van de uitgaven en het aantal keren dat bij dezelfde restaurants werd gegeten - het overgrote deel van de uitgaven privé-uitgaven waren.

Bewijslast. De adviseur moet aannemelijk maken dat het om zakelijke uitgaven ging. De enkele stelling van de adviseur dat hij geregeld eet bij cliënten en dit combineert met het uitwisselen van stukken en het voeren van gesprekken met cliënten en potentiële cliënten, acht het hof onvoldoende, althans voor het bedrag dat de adviseur had opgevoerd. Het hof volgt de inspecteur en beslist dat slechts 25% van de opgevoerde kosten aftrekbaar is.

Zakelijkheid onderbouwen. De kosten van etentjes zijn alleen aftrekbaar als deze (mede) een zakelijk karakter hebben. Om dat aannemelijk te maken is het van belang dat goed wordt vastgelegd met wie er gegeten wordt en wat het doel daarvan is, bijvoorbeeld het bespreken van toekomstplannen, kennismaken met een mogelijk nieuwe cliënt, etc. Verder is het raadzaam om ook eventuele correspondentie (e-mail) te bewaren waarin de afspraak wordt vastgelegd of waarin aan de ontmoeting wordt gerefereerd. Tip. U kunt ervoor kiezen de voor de onderbouwing benodigde stukken pas te verzamelen op het moment dat de fiscus ernaar vraagt. Het kan echter zijn dat dat vijf jaar na het etentje is. De ervaring leert dat het veel lastiger is dan nog met een gedegen onderbouwing te komen. Bewaar daarom de onderbouwende informatie meteen bij de factuur in uw administratie. Let op. Op grond van de aftrekbeperking voor gemengde kosten is van het aldus als zakelijke kosten in aftrek komende deel vervolgens nog 20% van aftrek uitgesloten.

Leg goed vast met wie er gegeten is en wat het doel daarvan was, zoals het bespreken van toekomstplannen, kennismaken met een mogelijk nieuwe cliënt, etc.